Comment organiser une conférence en quelques étapes ?

Publié le 14 septembre 2022 par studio-impact-creation

Organiser une bonne et intéressante conférence pour votre entreprise ou votre association est un véritable défi ! La préparation d’une réunion d’affaires réussie exige l’engagement de nombreuses forces et ressources et la coordination d’une grande équipe de personnes. Malheureusement, il arrive parfois que, malgré les efforts considérables des organisateurs, une réunion d’entreprise ne soit pas du tout un succès. Que devez-vous garder à l’esprit pour que votre conférence soit efficace et qu’on s’en souvienne longtemps ?

Identifiez le concept d’action

Lorsque nous planifions des événements, nous sommes guidés par diverses impulsions, qui ne s’avèrent pas toujours exactes. En déterminant le concept dès le départ, on s’assure que tous les éléments ultérieurs de l’événement fonctionnent ensemble. Lorsque vous commencez à planifier une conférence au moins six mois, de préférence un an, à l’avance, vous devez répondre à quelques questions. Tout d’abord, demandez-vous si vous voulez vous occuper vous-même de toute l’organisation, confier la gestion de l’événement au gestionnaire d’un lieu donné, par exemple centre-congres-annecy.com, ou si vous préférez choisir une agence événementielle qui préparera et gérera l’événement d’entreprise pour vous. Pour commencer, choisissez le champ thématique de la conférence. Déterminez le profil et le nombre de participants – identifiez et clarifiez votre groupe cible et réfléchissez aux attentes qu’il peut avoir. Voulez-vous qu’elle soit intime, décontractée et créative ? Ou s’agit-il d’une réunion du conseil d’administration d’une entreprise, d’un événement d’entreprise ou d’une conférence scientifique avec une atmosphère sérieuse et un code vestimentaire spécifique ?

Préparez un ordre du jour

Pour les événements de routine, il peut s’agir uniquement d’un calendrier général. Lorsque l’événement est plus complexe, il est conseillé d’inclure le plus de détails possibles, ce qui permet d’anticiper les éventuelles difficultés à l’avance ! Le plan doit inclure un calendrier aussi détaillé que possible de ce qui se passera à l’intérieur et à l’extérieur de la salle de conférence. Déterminez si vous devez assurer la restauration, l’hébergement ou le transport des invités. Demandez-vous également si vous souhaitez proposer des attractions aux invités, ou peut-être des paquets cadeaux ? Vous devrez ensuite préparer une liste d’annonceurs et de sponsors potentiels.

Réservez une date appropriée

Lorsque vous fixez la date, vous devez tenir compte de la disponibilité des orateurs et des invités ainsi que du calendrier des événements dans votre secteur. Par exemple, si vous êtes dans le secteur du mariage, les salons professionnels et les conférences devraient commencer environ 3 à 4 mois avant la nouvelle saison. La date doit être fixée de six mois à un an à l’avance, afin que chacun puisse l’intégrer sans risque dans son calendrier. Vous devez aussi faire une hypothèse sur la durée de la conférence. L’expérience du secteur montre qu’une conférence réunissant approximativement 300 personnes nécessite deux jours complets. Les conférences plus importantes peuvent prendre encore plus de temps.

Affiner le budget de votre conférence

Une fois que vous avez déterminé les dispositions initiales de vos plans d’organisation, vous pouvez vous concentrer sur le budget. Une estimation précise vous permettra de réviser vos plans. Il sera ainsi plus facile de recueillir des offres et de parler aux sous-traitants. Avec un budget limité, vous serez déjà en mesure de déterminer très tôt ce que vous pouvez vous permettre, ce qui est le plus important et ce à quoi vous êtes obligé de renoncer. Le budget doit prendre en compte les coûts fixes et variables, mais aussi les recettes prévues de la conférence si l’entrée est payante. Si vous organisez une conférence de plusieurs jours pour des entreprises, tenez compte des frais de déplacement et d’hébergement.